L’assistant administratif d’aujourd’hui est bien loin des secrétaires du passé. L’assistante administrative moderne est véritablement le noyau de toute entreprise, quel que soit le secteur d’activité, car c’est son travail de soutenir et de maintenir chaque partie de l’entreprise, en assurant le bon fonctionnement des choses. Comme de nombreuses entreprises réduisent leur personnel, le rôle de l’assistante administrative devient plus difficile et certaines compétences sont essentielles pour faire un excellent travail.
Quelques aspects de la compétence de l’assistance administrative
Connaissance de l’industrie
Dans chaque secteur, il y a les trois « T » : terminologie, tendances et technologie, et un grand assistant administratif les maîtrise tous. La terminologie signifie comprendre le langage et les termes de l’industrie et être capable de communiquer avec les initiés de l’industrie. Une autre compétence précieuse consiste à se tenir au courant des tendances de l’industrie et à adapter les activités d’une entreprise pour qu’elle soit plus en phase avec ces tendances. Une connaissance approfondie de la technologie actuelle est également essentielle au succès d’un assistant administratif.
Aptitude technique
Dans le monde du travail d’aujourd’hui, de plus en plus avancé sur le plan technologique, l’assistant administratif doit être capable de suivre le rythme. Une connaissance de base de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook était autrefois la norme, mais un excellent assistant administratif peut faire bien plus, notamment organiser des réunions virtuelles, tenir à jour des pages de médias sociaux et s’occuper des responsabilités liées à la paie.
Faites confiance à
Un grand assistant administratif doit être incroyablement fiable et digne de confiance. L’assistant administratif a généralement accès à des informations hautement confidentielles et est la seule autre personne, en dehors du patron, à en avoir connaissance. L’assistante doit utiliser ces connaissances pour faire son travail tout en évitant les commérages de bureau et en préservant une confidentialité totale.