C’est vrai que la nouvelle technologie a changé le système de fonctionnement de notre société, de l’entreprise en générale. Si auparavant, nous avons le département de l’archive, dans l’entreprise avec des étagères et de piles de dossiers à classer, de nos jours, la plupart est informatisé.
Combien de temps doit-on garder les papiers administratifs ?
En règle générale, un papier daté de plus de trois ans n’est plus susceptible d’un contrôle. Avec l’implantation d’un serveur avec un grand disque en data, une grande société se doit de conserver les archives de 10 ans.
Quels sont les genres de papiers administratifs à conserver ?
On parle ici des archives dans une entreprise. Alors, un accord de bail est encore valable durant cinq années, même s’il doit être renouvelé tous les ans. Les documents ayant un rapport avec la douane, les factures, etc. doivent être conservé durant trois ans. Le papier de légalisation de biens et de l’immobilier sera encore valide dans trente ans.Les documents fiscaux seront conservés dans les 10 années à venir.
Le statut de la société doit rester en permanence dans les archives durant les années d’existences de l’entreprise. Le contrôle peut se dérouler à tout moment, et là, vous devrez avoir les informations exactes de vos employés et de chaque partenaire dans la société. Même vos clients doivent fournir des coordonnées exactes afin d’établir le suivi de ses actions.
Parlons des documents personnels
Vos papiers d’identité ne doivent jamais vous quitter quand vous sortez de la maison. La carte d’identité, le passeport, le permis de conduire, et même votre visa de séjour doit être dans votre portefeuille. Tout comme votre acte de naissance, le contrat de mariage, le livret de famille ou encore l’acte de divorce doit être mis en sécurité. Votre carnet médical, et tout ce qui se rapporte à votre santé en générale doit être mis dans une même place.
Pour les autres documents, liés à votre vie personnel ou professionnel, 10 ans seront assez pour les garder, et ils peuvent être détruits après cela.